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3. Commandes ouvertes



3.1. Préambule
Les commandes ouvertes servent à gérer les commandes de titres en plusieurs volumes.
La partie supérieure est utilisée pour décrire la commande.
Les notices d'exemplaires sont ajoutées lors de la réception des documents et utilisées pour la gestion comptable.
La gestion des réclamations n'est pas possible dans le module acquisitions, mais elle peut être effectuée via le module bulletinage (pour les bibliothèques qui l'utilisent, se référer au manuel de bulletinage).


3.2. Créer un bon de commande générique
Créer une nouvelle commande en choisissant un type de commande ouverte: commande permanente, série monographique ou commande planifiée.

Commande permanente

Une fenêtre s'ouvre avec deux niveaux de description

Affichage commande permanente

Dans la partie supérieure (rubrique "Description de la commande"), il est possible:
- d'entrer une description générale du titre, qui ne sera alors rattachée à aucune notice bibliographique
ou
- d'insérer une notice bibliographique.


Description commande permanente

Au besoin, remplir les champs d'en-tête de commande et l'onglet "Facturation/Envoi".
Choisir l'option de sauvegarde et cliquer sur Sauvegarder.

Transmettre commande permanente

info   Une fois la commande envoyée (statut "Ordered"), il n'est plus possible de modifier ou de remplacer la notice bibliographique. De même, il sera impossible par la suite de déplacer l'état d'acquisition. C'est pourquoi, il est recommandé d'insérer du texte libre plutôt qu'une notice.


3.3. Ajouter des exemplaires reçus

Ouvrir la commande générique en mode de mise à jour.
Insérer les notices d'exemplaire dans le cadre du bas:

Ajouter exemplaires

Editer la ligne d'exemplaire et ajouter les informations relatives à l'exemplaire: prix, sujet, informations comptables.
Au besoin, ajouter des informations d'énumération dans l'onglet "Enumération".
Choisir l'option de sauvegarde "Procéder à la réception", puis cliquer sur Sauvegarder.
Procéder à la réception, puis passer à la facturation comme décrit dans les chapitres suivants.
De nouvelles lignes de commande peuvent être ajoutées à tout moment, sans limite dans le temps, en ouvrant la commande originale en mode mise à jour.

La réception de feuillets mobiles peut également être gérée à l'aide des commandes ouvertes.
Pour cela, il faut insérer la notice bibliographique dans les lignes de commande à chaque réception d'un feuillet.
Pour différencier ces mêmes lignes, il est possible d'ajouter des notes ou des énumérations.


3.4. Particularités de fonctionnement

  • les lignes de commande auront donc dès leur création le statut "Ordered" mais peuvent être supprimées si elles ne sont pas reçues
  • il n'est pas possible d'annuler une ligne de commande. Seule la commande de titre général peut être annulée
  • il n'est pas possible d'annuler la commande de titre général si la commande contient des lignes de commande non réceptionnées
  • la date d'envoi de la commande d'un ouvrage sera celle de l'envoi de la notice de titre général
  • la date de réception d'un ouvrage sera celle de la ligne de commande
  • la lettre de commande ne comportera que la mention du titre général.




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Dernière modification: 30 août 2017 - 10:11


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