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6. Facturation



6.1. Ajouter une facture
Pour ajouter une facture, cliquer sur l'icône ou passer par la barre de menu Acquisitions, Factures, Ajouter...

Ajouter facture barre menu

Dans la fenêtre "Ajouter demande de facture", taper le numéro de facture et le nom du fournisseur. Cliquer sur Demande.

Ajouter demande facture

La fenêtre "Ajouter une facture" apparaît.

Ajouter facture

info   On peut aussi mettre le numéro du bon de commande, cela permet d'afficher directement toutes les lignes reçues d'un bon de commande.

Il est possible d'ajouter une note à la facture en cliquant sur le bouton Notes factures ou à une ligne de facture en cliquant sur Ligne de notes (voir chapitre 9).

La structure des comptes associés à la "log-in location" par défaut est visible depuis la fenêtre "Ajouter facture". Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir l'option "Account Management".

Ajouter factures comptes


6.2. Ajouter des lignes de commande
Sur la fenêtre "Ajouter facture", cliquer sur Insérer.
La fenêtre "Ajouter une ligne à la facture" s'affiche.

Ajouter ligne facture

Entrer le numéro de commande et éventuellement le numéro de ligne, puis cliquer sur Demande.
Les lignes de la commande qui ont fait l'objet d'une réception s'affichent.

Affichage lignes facture

Si des lignes ne doivent pas être facturées, on peut les enlever de la manière suivante : sélectionner la ligne concernée et désactiver la case "Inclure une ligne dans la facture".
La mention "OUI" est alors remplacée par "NON".

info   Si l'on a une grande commande, le moyen le plus sûr pour facturer les bonnes lignes est de décocher la case "Inclure toutes les lignes dans la facture", puis de sélectionner les lignes concernées et cocher la case "Inclure une ligne dans la facture".

Inclure lignes facture

Une fois que toutes les informations sont correctes, cliquer sur OK.
La fenêtre "Ajouter facture" s'affiche.

Ajouter facture complétée

6.2.1. Editer des lignes de commande
Pour éditer les lignes de commande, sélectionner une ligne et cliquer sur Editer. La fenêtre "Ligne de facturation" s'affiche.

Ligne facturation

Mettre à jour le prix et le nombre d'exemplaires reçus. Si le compte à imputer a changé, cocher la case "Valider nouveau compte" et choisir le nouveau compte dans le menu déroulant. L'imputation sera mise à jour lors de la sauvegarde.
Si le montant du rabais n'est pas le même pour toutes les lignes de commande, ajouter le pourcentage ou le montant (s'il s'agit d'un rabais global pour toute la facture, il faut l'introduire au niveau de la facture, voir point 6.3)
Lorsque toutes les informations sont correctes, cliquer sur Envoyer. Répéter la même opération pour toutes les lignes se trouvant dans la facture.

La structure des comptes associés à la "log-in location" par défaut est visible depuis la fenêtre "Ligne de facturation". Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir l'option "Comptes".

Ligne facture affichage comptes

6.2.2. Insérer des lignes d'autres commandes
Il est possible d'insérer des lignes d'autres commandes dans la facture, en cliquant sur Insérer dans la fenêtre "Ajouter facture".

info   Pour pouvoir figurer sur la même facture, les commandes doivent avoir le même fournisseur et la même monnaie.

6.2.3. Supprimer des lignes de commande
Il est aussi possible de supprimer des lignes, en sélectionnant la ligne concernée et en cliquant sur Supprimer.

6.2.4. Informations bibliographiques
Pour accéder à la notice bibliographique depuis les fenêtres de facturation (ajouter facture, mettre à jour facture, voir facture et supprimer facture), il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne de commande concernée.

Exemple avec la fenêtre "Ajouter une facture": en cliquant sur l'option Notice bibliographique, la notice bibliographique rattachée à la ligne de facture s'affiche.

Facture notice bib

Notice bib


6.3. Frais, rabais et taxes
Il est possible d'ajouter des frais, des rabais ou des taxes à toute la facture.
Les frais concernent les frais variant d'une facture à l'autre, comme les frais de port, les frais de douane, etc.
Les taxes sont des frais fixes, comme la TVA par exemple.

info   Pour que le bouton Ajouter taxes apparaisse, il faut avoir préalablement introduit les données dans les paramètres de Virtua.

6.3.1. Ajouter des frais
Dans la fenêtre "Ajouter une facture", cliquer sur Frais facture. Ces frais seront ajoutés à la facture globale

Frais facture

Fenêtre frais facture

Cliquer sur Insérer. La fenêtre "Modification de frais facture" s'ouvre. Inscrire le montant des frais ainsi que le type de frais, puis Envoyer.

Modifier frais facture

Il est possible de modifier ces frais en sélectionnant la ligne et en cliquant sur Editer. Il est aussi possible d'ajouter d'autres frais en cliquant sur Insérer.

Insérer autre frais

Une fois que tous les frais sont entrés, cliquer sur Sauvegarder. Le montant de la facture est modifié automatiquement.

Frais facture globale

On peut ajouter des frais par ligne de facture en cliquant sur Ligne de frais.

Frais ligne facture

Dans ce cas, les frais seront uniquement ajoutés à la ligne de facture sélectionnée.

6.3.2. Ajouter un rabais
Dans la fenêtre "Ajouter facture", cliquer sur Rabais facture. La fenêtre "Rabais de la facture" apparaît.

Rabais facture

Inscrire le pourcentage ou le montant du rabais, puis cliquer sur Envoyer. Le montant de la facture est modifié automatiquement.

Rabais facture globale

6.3.3. Ajouter des taxes
Dans la fenêtre "Ajouter une facture", cliquer sur Taxes de la facture. La fenêtre "Taxes de facturation" apparaît.

Taxes facturation

Sélectionner une taxe et cliquer sur la flèche pour que le type de taxe passe dans la fenêtre "Taxes sélectionnées", puis cliquer sur Appliquer.
Le montant de la facture est modifié automatiquement.

info   Pour que le bouton Taxes de facturation apparaisse, il faut avoir préalablement introduit les données dans les paramètres de Virtua.


6.4. Sauvegarder une facture
Comme pour la sauvegarde du bon de commande et de la réception, il est possible de choisir le comportement du système au moment de la sauvegarde de la facture.
Les trois options se trouvent dans la partie "A la sauvegarde..." au bas de la fenêtre:

A la sauvegarde

Quitter cette fenêtre ferme la fenêtre.
Répéter cette fonction permet de créer immédiatement une nouvelle facture.
Procéder au paiement permet de passer immédiatement au paiement de la facture (voir chapitre 7).
Cliquer sur le bouton Ajouter. Un message de confirmation s'affiche.

Facture avec succès


6.5. Mettre à jour une facture
Il est possible de modifier une facture tant qu'elle n'a pas été "payée" dans le système (création d'un bon de paiement, voir chapitre 7).
Dans le menu principal, passer par Acquisitions, Factures, Mettre à jour...

Facture mettre à jour

Dans la fenêtre "Mettre à jour la demande de facture", taper le numéro de la facture et le nom du fournisseur, puis cliquer sur Demande.

Facture mise à jour demande

La facture s'affiche, permettant les modifications. A la fin de l'opération, cliquer sur Sauvegarder.

Mise à jour facture

info   Il est possible d'imprimer la liste des documents facturés en cliquant sur Reçu.


6.6. Supprimer une facture
Il est possible de supprimer une facture tant qu'elle n'a pas été "payée" dans le système (création d'un bon de paiement, voir chapitre 7).
Lors de la suppression d'une facture, celle-ci est complètement détruite et n'est plus visible dans Virtua.
Dans le menu principal, passer par Acquisitions, Factures, Supprimer...

Facture supprimer

Dans la fenêtre "Supprimer demande de facture", taper le numéro de la facture et le nom du fournisseur, puis cliquer sur Demande.

Facture supprimer demande

La facture s'affiche, cliquer sur le bouton Supprimer. Un message d'avertissement s'affiche, demandant de confirmer la suppression: cliquer sur Yes.

Confirmer suppression facture

Au message "Supprimer le reçu correspondant", cliquer sur No pour conserver le statut de réception des documents ou Yes pour en annuler la réception.

Supprimer reçu

Le message confirmant la suppression de la commande apparaît.

Supprimé avec succès


6.7. Facture pro forma
Dans Virtua, il est possible de créer et payer la facture avant d'effectuer la réception.
Pour ce faire, créer une facture avec l'indication "PrePaid" dans la case "Mode de paiement":

Facture prePaid

Pour chaque ligne de commande, ne pas oublier de modifier la quantité reçue à 0.

Facture prePaid zéro

Sauvegarder la facture, puis créer un bon de paiement (voir chapitre 7).

info   A la réception de l'ouvrage, on peut voir qu'il est déjà payé en consultant l'onglet "Etat acqu" de la notice bibliographique.

Facture prePaid état acq

info   Si, au moment de la création du bon de commande, on sait qu'il s'agira d'une facture pro forma, on peut utiliser le type de paiement "Pro forma - Spécial"; au moment de la création de la facture, la quantité reçue sera alors automatiquement mise à 0.


6.8. Facturation supplémentaire
Cette option permet d'ajouter un montant supplémentaire à une facture déjà payée en cas d'ajustement du prix plus tard dans l'année par exemple, ou pour lui adjoindre une facture qui lui serait liée (ex.: facture pour taxes de dédouanement, acquit de poste...).

Exemple: la facture no 280001 a été payée.

Voir facture payée

Si cette facture a besoin d'être réajustée, l'option "Ajouter facture suppl." permet d'y remédier.

Ajouter facture suppl.

Une facture supplémentaire est alors créée avec le signalement qu'il s'agit d'une information supplémentaire sur une facture déjà enregistrée.

Information suppl. facture

On trouve également trace de cette information dans l'état des acquisitions dans la rubrique "Facturation:Supplément". Les boutons < et > de cette rubrique permettent d'afficher soit les informations concernant la facture principale, soit celles concernant la facture supplémentaire.

Facture suppl. état acq




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Dernière modification: 30 août 2017 - 10:11


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