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11.3 Notices d'autorité: Format des notices d'autorité


Les notices d'autorité provisoires du catalogue collectif sur VIRTUA contiennent:

  • un leader sous le code LDR
  • un numéro de contrôle en zone 001
  • l'identité du numéro de contrôle en zone 003
  • la date et heure de la dernière mise à jour en zone 005
  • des champs fixes dans une zone 008
  • un terme pivot dans une zone 1xx
  • des informations gérant l'affichage de la notice dans une zone 999
Les notices d'autorité permanentes contiennent en plus:
  • le numéro de contrôle du système dans une zone 035
  • la date et la signature de la validation de la notice dans une zone 039
  • une information servant à la gestion des autorités dans une zone 999
Peuvent ou doivent également y être ajoutées, selon le type de la notice d'autorité, des zones (la gestion des notices d'autorité est décrite dans le chapitre 12.4):
  • 019 pour des notes internes de gestion
  • 072 pour un code sujet
  • 260 pour une note générale de renvoi exclusif
  • 360 pour une note générale de renvoi associatif
  • 4xx pour des termes rejetés
  • 5xx pour des termes associés
  • 665 pour les notes historiques
  • 670 répétitive pour la ou les sources de validation du descripteur en 1xx
  • 680 pour des notes d'application générales
  • 997 pour une note non pertinente

Un deuxième indicateur 9 signale que la zone a été ajoutée ou modifiée dans une notice d'autorité importée.

Remarque: le descriptif des zones ci-dessous se rapporte exclusivement aux notices d'autorité permanentes.


11.3.0. Zones 008: champs fixes
Les valeurs sont celles qui sont attribuées lors de la génération de la notice d'autorité, puis de la validation de cette notice dans les grilles de saisie des notices d'autorité (12.4.2.2.1.).

Code Format   Provisoire Permanente Chargée
Local lvl. VTLS Niveau local 2 4 5
Auth. Lang VTLS -- --
Rec stat - L05 Règle de catalogage descriptif Notice nouvelle (n) New Notice nouvelle (n)
Enc lvl L17 L17 Encodage Notice incomplète (o) Notice complète (n) Notice complète (n)
Geo subd - 06 Division géographique directe ou indirecte (-) (-) (-)
Roman - 04 Système de romanisation (-) (-) (-)
Cat lang 08 Language de catalogage (-) (-) (-)
Rec Kind 09 Genre de notice Vedette contrôlée (a) Vedette contrôlée (a) Vedette contrôlée (a)
Cat Rules 10 Règles de références (-) (-) (-)
Subj 11 Système d'indexation Autres (z) Autres (z) Autres (z)
Series Tp 12 Type de collection (-) (-) (-)
Numb 13 Collection numérotée (-) (-) (-)
Hd Main 14 Vedette ATC Non (b) Non (b) Non (b)
Hd subj 15 Vedette Sujets Oui (a) Oui (a) Oui (a)
Hd Series 16 Vedette Collections Non (b) Non (b) Non (b)
Subd Type 17 Type de subdivision Inapplicable (n) Inapplicable (n) Inapplicable (n)
Govt Agn 28 Type d'organisme gouvernemental (-) (-) (-)
Ref Eval 29 Evaluation du renvoi Inapplicable (a) Inapplicable (a) Inapplicable (a)
Updating 31 Notice en cours de révision Peut être utilisé (a) Peut être utilisé (a) Peut être utilisé (a)
Psnl Name 32 Nom de personne différencié (-) Inapplicable (n) Inapplicable (n)
Estab Lv 33 Niveau d'établissement Complète (a) Complète (a) Complète (a)
Mod Rec 38 Notice modifiée (-) (-) (-)
Source 39 Source de catalogage Autres (d) Autres (d) Autres (d)
Entrd VTLS Date de saisie automatique automatique automatique
Virtua VTLS Date de dernière modification automatique automatique automatique
User VTLS Date de validation automatique automatique automatique

Lors de la validation et de la correction d'une notice, les champs fixes ne sont pas modifiés.


11.3.1. Zone 001: numéro de contrôle
Le numéro de contrôle est généré automatiquement par le système; il est précédé de la mention vtls.

  • vtls005060075
N.B. La partie numérique du numéro de contrôle d'une autorité matières est identique à celle de son numéro unique.


11.3.2. Zone 003: identité du numéro de contrôle
L'identité du numéro de contrôle, qui indique l'institution responsable de la notice d'autorité, est générée automatiquement.

  • RERO


11.3.3. Zone 005: Date et heure de la dernière mise à jour
La date et l'heure sont données sur 15 positions dans l'ordre année/mois/jour/heure/minute/seconde

  • 20030516153447.0


11.3.4. Zone 016: numéro original d'une notice importée
Pour les notices d'autorité de noms communs, le numéro de contrôle de la BnF est suivi, dans une sous-zone $9, de la codification des modifications apportées à la notice pour la rendre utilisable en indexation post-coordonnée.

  • FRBNF119354804 $9 G8, NC7


11.3.5. Zone 019: note interne

11.3.5.1. Notices d'autorité de noms propres provenant de l'ancien système informatique utilisé par RERO (SIBIL)
Les renvois provenant de l'ancien système informatique utilisé par RERO (SIBIL) contiennent une formule signalant le numéro de la notice ou des notices dont ils sont issus (la structure des renvois SIBIL différait profondément de celle des renvois MARC21).

  • Conversion de B-1095600, B-0773958, B-0774117, B-0765992, B-0748832. $9 18.03.1997/BED
Les notices de descripteurs isolés provenant de SIBIL contiennent une mention où figure le numéro d'une notice du catalogue collectif contenant ce descripteur.
  • Descripteur isolé tiré de B-1697322 $9 18.03.1997/BED
Si le descripteur en question figurait dans une indexation dont un des descripteurs avait été explicitement validé dans SIBIL, la mention de cette validation complète la précédente dans une nouvelle zone 019.
  • Descripteur validé RERO: 02.02.1990/m7 $9 18.03.1997/BED

11.3.5.2. Notices d'autorité de noms propres traitées sur VTLS ou VIRTUA
Toutes les notices d'autorité enregistrées ou validées dans VTLS ou VIRTUA ont une note interne standard.

  • Descripteur validé RERO.
Une note interne peut attirer l'attention des indexeurs sur une procédure à respecter
  • Première utilisation à signaler à votre Coordination locale SVP

11.3.5.3. Notices d'autorité de noms communs
Les notes internes sont gérées par la BnF.

11.3.5.4. Notes de gestion interne éphémère
Un deuxième indicateur '7' est ajouté aux notes internes ajoutées provisoirement dans les notices d'autorité pour donner une information ponctuelle.

  • Première utilisation à signaler à votre Coordination locale SVP


11.3.6. Zone 035: numéro de contrôle du système
Le numéro de contrôle du système est généré automatiquement lors de la validation de la notice d'autorité ; il est précédé de la lettre A.

  • A005060075
info   La partie numérique du numéro unique d'une autorité matières est identique à celle de son numéro de contrôle.


11.3.7. Zone 039: dates et signatures des validations de la notice
Les dates et les signatures des validations de la notice sont générées automatiquement par le système.
La date et la signature (code opérateur cf 12.1) de la validation initiale de la notice d'autorité figurent respectivement dans des sous-zones $y et $z.
La date et la signature de la dernière validation de la notice figurent respectivement dans des sous-zones $a et $b.
Les dates et les signatures des validations intermédiaires de la notice figurent respectivement dans des sous-zones $c et $d.
Note : les sous-zones $c et $d sont répétitives mais ne peuvent être plus nombreuses que trois : l'ajout d'une quatrième validation intermédiaire supprime la première.


11.3.8. Zone 040: code de provenance
Toutes les notices d'autorité possèdent un code de provenance avec la mention 'RERO' dans une sous-zone $a, le code de langue 'fre' dans une sous-zone $b et le code du langage documentaire rero dans une sous-zone $f.

  • RERO $b fre $f rerovoc

11.3.8.1. Notices d'autorité de noms propres provenant de SIBIL
Pour les notices d'autorité créées à partir de descripteurs isolés SIBIL, le code de la bibliothèque ayant enregistré la notice bibliographique d'où a été extrait le descripteur figure dans la sous-zone $a à la suite de RERO.

  • RERO gevbpu $b fre $f rero

11.3.8.2. Notices d'autorité de noms propres traitées sur VTLS
Dans VTLS, toute modification effectuée sur une notice d'autorité est signée par un code de site:

Site Code
Fribourg frmat
Genève gemat
Neuchâtel / Jura neumat
Valais vsmat
Vaud vdmat
RERO reromt

Si la notice d'autorité provenant de SIBIL est seulement corrigée ou complétée, le code du site est ajouté dans une sous-zone $d (répétitive).

  • RERO $b fre $d vsmat $f rero
Lors de la validation d'une notice provenant de SIBIL, le code est enregistré dans les deux sous-zones (en sous-zone $a, il remplace le code de la bibliothèque provenant de SIBIL).
  • RERO nevmat $b fre $d nevmat $f rero
Si cette validation confirme une validation faite sur SIBIL, c'est le code du site ayant effectué la validation sur SIBIL qui est introduit en sous-zone $a.
  • RERO frmat $b fre $d gemat $f rero

11.3.8.3. Notices d'autorité de noms propres traitées dans Virtua
Dans VIRTUA, la validation d'une notice d'autorité est mentionnée dans la sous-zone $a de la zone 040, que ce soit la création d'une notice d'autorité, sa validation ou la confirmation d'une validation faite sur SIBIL.

11.3.8.4. Notices d'autorité de noms communs
Le code ram figure dans la sous-zone $a à la suite de RERO.
Toute modification effectuée sur une notice d'autorité est signée par le code du coordinateur indexation RERO dans une sous-zone $d.

  • $a RERO ram $b fre $d reromt $f rero

11.3.9. Zone 072: code sujet
Les codes sujets sont choisis dans des listes distinctes selon qu'il s'agit de noms communs ou de noms propres.

La liste des codes sujets pour les noms communs est gérée par la BnF

  • 550-Sciences de la Terre

Celle pour les noms propres est gérée par RERO. Le code sujet principal, choisi dans une liste fermée (zone 072), est précédé de la mention s1:
  • s1fr
On peut y adjoindre dans une seconde zone 072 un code sujet secondaire, tiré de la même liste mais précédé de la mention s2 :
  • s2ba


11.3.10. Zone 1xx: terme pivot
Les deux derniers chiffres de l'étiquette du terme pivot sont ceux du descripteur, selon le tableau ci-dessous

Descripteur Terme pivot
Nom commun 150
Nom de personne 100
Nom de collectivité 110
Nom d'événement 111
Titre anonyme 130
Nom géographique 151
Forme et support du document 155

Remarque : la forme, ainsi que le support sont saisis entre crochets

  • [Études diverses]
Les indicateurs et la codification sont ceux du descripteur (voir sous nom commun (2.2.2), nom de personne (3.2.2), nom de collectivité (4.2.2), nom d'événement (5.2.2), titre anonyme (6.2.2), nom géographique (7.2.2), forme et support du document (8.2.2).

Une mention spécifique est ajoutée entre crochets carrés pour:
  • les termes qui sont renvoyés globalement vers un ensemble de descripteurs
    • Activité syndicale [Descripteur non utilisé]
    • Vie politique [Descripteur non utilisé]
  • les noms propres introduits dans un renvoi d'exclusion en attendant de figurer dans une notice bibliographique
    • Association des graphistes suisses (Suisse) [Descripteur pas encore utilisé]
  • les particules génériques à emploi spécifique
    • Mac [Descripteur commençant par]
  • les notices qui doivent être détruites
    • Méditeranée (bassin) [Descripteur éliminé de la base de données]


11.3.11. Zone 260: note de renvoi d'exclusion général
La note de renvoi d'exclusion général ne contient qu'une sous-zone $a.

  • Mouvements d'opposition
    • Voir aux mouvements d'opposition particuliers
    • Voir la vedette Opposition (science politique)
    • Voir les vedettes commençant par le mot Mouvements, par ex. : Mouvements antifascistes


11.3.12. Zone 360: note de renvoi d'orientation général
La note de renvoi d'orientation général ne contient qu'une sous-zone $a.
Elle permet d'associer à un descripteur un ensemble de descripteurs proches.

  • Voir aussi aux mers et océans particuliers


11.3.13. Zone 4xx: terme rejeté
Les termes rejetés ne sont saisis que dans les renvois d'exclusion.

Les deux derniers chiffres de l'étiquette du terme pivot sont ceux du descripteur, selon le tableau ci-dessous.

Descripteur Terme pivot
Nom commun 450
Nom de personne 400
Nom de collectivité 410
Nom d'événement 411
Titre anonyme 430
Nom géographique 451
Forme et support du document 455

Remarque : la forme, ainsi que le support du document sont saisis entre crochets

Les indicateurs et la codification sont ceux du descripteur en tête de chaîne (voir sous nom commun (2.2.2), nom de personne (3.2.2), nom de collectivité (4.2.2), nom d'événement (5.2.2), titre anonyme (6.2.2), nom géographique (7.2.2), forme et support du document (8.2.2).


11.3.14. Zone 5xx: descripteur associé
Les descripteurs associés sont saisis dans les renvois associatifs (12.4.2.1.1.1.) et les renvois hiérarchiques (12.4.2.1.1.2.).
Les deux derniers chiffres de l'étiquette du terme pivot sont ceux du descripteur en tête de chaîne, selon le tableau ci-dessous.

Descripteur Terme pivot
Nom commun 550
Nom de personne 500
Nom de collectivité 510
Nom d'événement 511
Titre anonyme 530
Nom géographique 551
Forme et support du document 555

Remarque : la forme, ainsi que le support du document sont saisis entre crochets

  • [Cédéroms]
Les indicateurs et la codification sont ceux du descripteur en tête de chaîne (voir sous nom commun (2.2.2), nom de personne (3.2.2), nom de collectivité (4.2.2), nom d'événement (5.2.2), titre anonyme (6.2.2), nom géographique (7.2.2), forme et support du document (8.2.2).

Dans un renvoi hiérarchique, une sous-zone $w g est ajoutée au terme générique encodé dans une zone 5xx.
Dans un renvoi hiérarchique, une sous-zone $w h est ajoutée à tous les termes spécifiques encodés dans une zone 5xx.


11.3.15. Zone 665 : note historique
La note historique ne contient qu'une sous-zone $a.
Cette note est utilisée pour les fusions et les scissions de collectivités ou d'entités géographiques, ainsi que lorsqu'un changement de nom s'accompagne d'un changement de raison sociale.

  • Le 29 juin 1998, la Société de banque suisse et l'Union de banques suisses ont fusionné sous le nom d'UBS SA.
  • Le Musée national d'art moderne-Centre de création industrielle est issu de la fusion entre le Musée national d'art moderne et le Centre de création industrielle en 1993


11.3.16. Zone 670: source de validation
La source de validation ne contient une sous-zone $a et une sous-zone $u facultative.
Y figure la source qui a permis la validation du descripteur. Pour les noms communs, ce sont celles qui ont été retenues par la BnF.

  • LCSH
Remarque: l'adéquation des termes rejetés et des descripteurs associés n'est pas requise.

Pour les noms propres, une liste fournit les abréviations admises.
  • ULAN.
Pour les sources non répertoriées dans cette liste, on mentionne le titre tel qu'il figure dans l'OPAC du catalogue collectif.
  • Verlegerlisten für Schriftsteller / hrsg. von der Redaktion der Feder.
Pour les sources électroniques, on mentionne si possible l'intitulé en clair suivi obligatoirement d'une virgule, de la date de consultation, d'un code de sous-zone $u et de l'adresse électronique
  • Site web du Sandwich Glass Museum, 13.05.2003 $u http://www.sandwichglassmuseum.org/
On mentionne entre guillemets la forme de la source consultée lorsqu'elle diffère de la forme retenue.
  • RAMEAU sous la forme "Charles d'Anjou I (roi de Naples et de Sicile)".
S'il y a plusieurs sources, chacune d'entre elles est saisie dans une zone propre.
  • GDEL ; DICOBAT


11.3.17. Zone 680: note générale
La note générale ne contient qu'une sous-zone $a.

Une note générale est systématiquement enregistrée pour

  • Les dates de vie et de mort d'une personne physique





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Dernière modification: 17 décembre 2013 - 09:08


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